はがきのマナーの基本をご紹介！返信はがきの書き方もレクチャー

はがきの基本マナー

はがきには、住所や氏名、郵便番号を書く表面は「表書き」「宛名面」と呼ばれます。一方、はがきの裏面は「裏書き」「文面」や「通信面」とも呼ばれています。


■レイアウトは統一

表面と裏面のレイアウトは、統一するのがマナーです。例えば、宛名面を縦書きにした場合は、通信面も縦書きにするようにしましょう。

縦書きにする場合は、数字は漢数字を使用しましょう。


■筆記用具は

使用するのは、毛筆や筆ペン、万年筆を使用しましょう。色は黒を使用しましょう。

インクの溜まりができてしまうボールペンや鉛筆、シャープペンで書くのはNGです。

輸送中に水に濡れて字が消えてしまわないよう、水性ペンもできれば避けた方がいいですね。

誤って書いてしまった場合、修正液や修正テープを使用したり、二重線で訂正するのはマナー違反ですので書き直しましょう。

はがきの表面(宛名面)のマナー

■表書きのレイアウト

はがきの表書きは、はがきが正しい場所に配達される必要がありますので、誰が見てもはっきりとわかるように、丁寧に書きましょう。

はがきの表書きには、右上に郵便番号を記入する赤い枠がありますので、誤りのないように記入しましょう。
ただし、ビジネスシーンで使用するような郵便番号や住所、氏名や会社名が印刷されているラベルを使用する場合は、住所のラベルの一番上に書いてある数字を郵便番号と認識されますので、郵便番号はラベルの一番上に書いておいてもOKです。

表書きに書く住所は、都道府県名は省略せずに書くのがマナーです。縦書きにする場合は、はがきの郵便番号を記入する小枠の右から2番目の枠の下辺りから書き始めましょう。二行目や三行目の書き出しは、一行目の最初よりも、一文字程度下から始まるように書きます。

マンション名やアパート名、ビル名や会社名、団体名なども、省略せず、住所よりも一回り小さい文字で書きます。ただし、縦書きの場合は、住所よりも一文字程度下になるように書きましょう。横書きの場合は、住所よりも一文字程度右になるように書きましょう。

部署名は、会社名に続けて、一文字程度間隔を空けて書きましょう。


■氏名の書き方

氏名は、郵便番号の3つの大枠の中心の下になるように書くと、きれいに見えます。住所よりも大きい字で書きましょう。

個人の場合は、氏名の後に「様」や「先生」の敬称をつけましょう。

連名にする場合は、それぞれの名前に様をつけます。

例えば、佐藤太郎様
　　　　　　花子様

のように書きましょう。複数名に書く場合は、「〇〇御一同様」としましょう。
会社名や団体名、部署名などには「御中」や「各位」を使用します。

縦書きの場合、肩書きや役職名は氏名の上に少し小さい字で書きましょう。ただし、5文字以上の場合は名前の右に少し小さい字で書きましょう。横書きの場合は、氏名の左に少し小さい字で書き、5文字以上の場合は名前の上に少し小さい字で書きましょう。

相手の役職名や名前が分からない場合は「〇〇株式会社総務部ご担当者様」のように書きます。


■差出人の住所や氏名

差出人の住所や氏名は、一般的には表面に記入します。ただし、裏面に記入しても失礼にはあたりません。

縦書きの場合は、はがきの左下に書きましょう。横書きの場合は、はがきの右下に書きます。

はがきの裏面(通信面)のマナー

はがきの裏面は、限られたスペースを有効活用するような文章を書きたいですね。

例えば、ビジネスシーンで使用する一般的なはがきの通信面の書き方は、

①頭語
②時候の挨拶
③日ごろのお礼やお詫び
④本文
⑤結びの挨拶(相手を気遣う言葉やお願い)
⑥結語

などのような構成がおすすめです。

①の頭語は、一般的な文書では、「拝啓」や「拝呈」などが使用されます。
かしこまった文書では、「謹啓」「謹呈」「謹白」などを使用するのがマナーです。

⑥の結語は、一般的な文書では、「敬具」や「敬白」「拝具」などが使用されます。
かしこまった文書では、「敬具」や「敬白」「謹言」などを使用します。

往復はがきの返信マナー

結婚式の招待状や同窓会の出欠はがきに返信する際にも、書き方のマナーがあります。ビジネスシーンでも使用できますので、ぜひマナーを覚えておきたいですね。

往信時は、往信用はがきの宛名面が表に出るように二つ折りにして送ります。返信する際は、最後に「往信用はがき」と「返信用はがき」を切り離すことを忘れないようにしましょう。


■往復はがきの返信用はがきの表面の書き方

一般的な往復はがきでは、返信用はがきの表面も裏面も印刷されています。

出欠を返信する際はがきの表面には、自分への敬称がついています。「御」「お」「ご」などの一文字の場合は2本の斜線で敬称を消しましょう。「御芳」のような二文字以上の文字を消す場合は、縦書きの場合は縦の二重線、横書きの場合は横の二重線で消します。
結婚式の招待状の返信では、線の代わりに「寿」の文字を使って消す習慣もあります。

具体的な返信の仕方は、例えば、出欠確認のはがきの場合、あらかじめ「御出席」と「御欠席」が印刷されていますので、「御」の文字を2本の斜線で消したら「出席」か「欠席」の文字を丸で囲みましょう。さらに、下に「させていただきます」や「いたします」を書き加えると丁寧な印象になりますね。

残った「御出席」もしくは「御欠席」は、二重線で消しましょう。

「御住所」の「御」は2本の斜線で消したら住所を記入します。

「御芳名」の「御芳」は二重線で消し、名前を記入しましょう。


■往復はがきの返信用はがきの裏面の書き方

往復はがきの返信用はがきの裏面の氏名は、「行」を2本の斜線で消し、「様」と書きましょう。会社や団体の場合は「御中」と書きましょう。