LIFESTYLESEP.26.2018

ビジネスメールのマナーを復習。書き出しや挨拶、例文をご紹介

ビジネスメールは、友達や彼氏、家族とのやり取りとは違い、マナーを知らないと失礼になることもありますよね。そこで今回は、ビジネスメールの基本マナーをご紹介します。お礼や挨拶などの例文もご紹介していますので、ぜひチェックしてみてくださいね。
ビジネスメールは、友達や彼氏、家族とのやり取りとは違い、マナーを知らないと失礼になることもありますよね。そこで今回は、ビジネスメールの基本マナーをご紹介します。お礼や挨拶などの例文もご紹介していますので、ぜひチェックしてみてくださいね。

知っておきたい!ビジネスメールのマナーや例文【1】宛先

オフィス
Eメールを送信する際に、メールアドレスを入力する宛先は、「TO」と「CC」、「BCC」の3つがあり、それぞれ機能が違います。

「TO」は、通常のメールアドレスを入力する場所です。
「CC」や「BCC」は、確認や情報共有したい宛先のメールアドレスを入力する場所です。


■メールアドレスの取り扱いには注意

注意が必要なのは、「TO」や「CC」に入力したメールアドレスは、そのメールを受信した人なら誰でも見ることができます。しかし、「BCC」に入力したメールアドレスは、メールを受信した人は見えないようになっています。

送ったことを知られたくない宛先にメールを送信する場合は、「BCC」に入力するようにするのがビジネスメールの基本マナーですね。取引先に送るメールを、社内の上司にも確認の意味で送る場合や、複数のお客様に同じ内容のメールを送る場合に活用しましょう。

メールアドレスは個人情報ですので、複数の人に同じ内容を1通のメールで送信する際は気を付けたいですね。心配な場合は、1通にまとめず、別々に送信すると安全です。

知っておきたい!ビジネスメールのマナーや例文【2】タイトル

ビジネスメールを送信している女性
職場によっては、一日に何通もメールが来ると、見逃されてしまうこともあります。
ビジネスメールのタイトルは、内容や日付などがわかりやすい、簡潔なものにするのがマナーです。

「〇〇について」
「〇月▶日の■■について」
「〇〇についてのご案内」
「〇〇についてのご依頼」
「〇〇につきましてご確認のお願い」
「〇〇のご送付」

などの例文がおすすめですね。


■返信する場合

また、相手からのメールにそのまま「返信」をしようとすると、タイトルに「Re:」が自動で追加されます。「承知しました」のような簡単な内容の返信の場合は、そのままでもOKです。しかし、「Re:」を消してタイトルを書き直す方が、相手に対して丁寧な印象を与えられますよ。

知っておきたい!ビジネスメールのマナーや例文【3】メールの書き出し

ビジネスメールを送信している女性
ビジネスメールの場合、書き出しにもテンプレートがあります。


■個人に送信する場合

個人に送信する場合は、

〇〇株式会社
▶▶部 部長
〇〇 〇〇様

と宛名を書きましょう。複数名の場合は、


〇〇株式会社
▶▶事業部各位


とするのがマナーです。


■会社や団体の場合

また、会社や団体の場合には、

〇〇株式会社
▶▶事業部御中

と書きましょう。


■宛名の後には

宛名を書いたら、その後に「いつもお世話になっております」「お疲れ様です」などの挨拶を入れましょう。

初めての相手にメールをする際は、「初めてご連絡をさせていただきます」「突然のご連絡失礼いたします」「お世話になります」などが一般的ですね。

その後に、「〇〇株式会社の〇〇です」と名前を名乗ってから本文を書き始めましょう。

知っておきたい!ビジネスメールのマナーや例文【4】社内メールと社外メールの違い

オフィス
■社内メールと社外メールの違い

ビジネスメールでは、社内メールと社外メールでも違いがあります。

社外メールの場合は、相手の行動に関しては尊敬語、自分の行動に関しては謙譲語を使うようにするのがマナーです。相手の会社の事は「貴社」と書くようにしましょう。「御社」は話し言葉の際に使いますので注意したいですね。
社内メールの場合は、社風や役職でも違いますが、基本はですます調程度でOKです。

また、連絡事項や確認してほしい事についても、社内メールの場合は箇条書きで簡潔に書いたり、「よろしくお願いします」程度の敬語でOKです。

しかし、社外の人に確認やお願いのメールをする際は

「お忙しいところ誠に恐縮ですが」
「御多忙中恐れ入りますが」
「お手数をお掛けして申し訳ありませんが」

など、相手への気遣いをする言葉を使うと良いですね。

知っておきたい!ビジネスメールのマナーや例文【5】本文を書く際の注意点

ビジネスメールを送信している女性
ビジネスメールでは、敬語を正しく使うことも重要ですが、マナーに囚われてしまい、大切な事が抜けてしまわないようにしたいですね。

5W1H(いつ、何が、どこで、だれが、なぜ、どのように、どうした)を意識すると良いですね。

また、1文が長くなってしまうと見にくくなってしまいます。
適度に句読点を使用したり、改行や空白を入れて、見やすいメールになるよう心掛けましょう。


■お詫びをする際は

お詫びをする際は、

「〇〇に関しまして、一部表記に誤りがございました。 誠に申し訳ございません。 」
などと謝罪した後に、問題が起こってしまった経緯と、現在の状況を説明しましょう。

そして、「今後は、このような事のないよう、十分留意して参ります。」のような、ミスを繰り返さないための反省と、注意する改善点などを話すようにすると良いですね。


■お礼をする際は

お礼のメールをする際は、

「お忙しい中、〇〇していただき、誠にありがとうございました。」
「心より感謝を申し上げます。」

というお礼の言葉の後に、嬉しかった内容や、今後につながるような言葉を盛り込むと良いですね。

「今後とも、ご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。」
「今後とも末永いお付き合いをさせていただければと思います。」

などがおすすめです。


■メールの最後は

ビジネスメールの最後は、

「今後とも、よろしくお願い申し上げます」
「お忙しい所誠に恐縮ですが、ご検討の程、よろしくお願い申し上げます」

などの言葉で結びましょう。メールの最後に、会社名や部署名、名前や連絡先を記載した署名も入れておきましょう。

知っておきたい!ビジネスメールのマナーや例文【6】ファイルを添付する際は

ビジネスメールで添付ファイルを送信する際のマナー
ビジネスメールでファイルを添付する際は、タイトルに「〇〇資料のご送付」と入力したり、「〇〇に関しました資料を添付いたしましたので、ご確認ください。」などと、本文で一言添えるようにするのがマナーです。

相手に見落とされにくいので、しっかりと確認してもらうことができます。

ファイル形式は「jpg」「jpeg」「xls」「xlsx」「doc」「docx」「txt」「pdf」「zip」などですと、さまざまな環境でも閲覧することができますよ。

また、大きすぎる容量のファイルを送るのは控えましょう。2M程度ですと、迷惑にならないファイルサイズですね。
ビジネスメールの基本マナーは、社会人の常識として押さえておきたいものです。オトナの女性として、相手に失礼にならないような、好印象を与えられるメールをしたいですね。
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