ビジネスマナーの基本を確認！身だしなみや来客対応などをご紹介

ビジネスマナーって？

ビジネスマナーとは何かというと、

・電話やFAX、メールのマナー
・名刺交換のマナー
・文書作成のマナーやルール
・挨拶や敬語、話し方などの言葉使い
・身だしなみ
・社会人としての常識

など、色々な種類がありますし、新入社員の方は、ビジネスマナー研修中に覚えることがたくさんありますよね。

社会人になってから、あらためてビジネスマナー講座を受講する方もいるように、ビジネスにおいてマナーの必要性は「相手に不快感を与えずに、仕事ができる」ことにあります。

マナー違反をしてしまうと、相手に不快感を与えるだけでなく、相手からの信頼を失ってしまいかねません。反対に、マナーがしっかりできていると、それだけで好感が持たれやすく、仕事もスムーズに進みやすくなるメリットもあります。

今回は、社会人としてぜひおさえておきたい、基本のビジネスマナーをご紹介します。

これだけはおさえておきたい！基本のビジネスマナー【1】身だしなみ

社会人デビューをして一番最初に気を使うのが身だしなみですよね。

スーツや制服、オフィスカジュアルが基本ですが、シワや汚れがついていないかなどの清潔感も重要です。見落としてしまいがちな靴の汚れにも気を配ることが大切ですね。ストッキングの着用はビジネスマナーでは必須です。

また、服装以外でも、寝ぐせやフケがないかを確認したり、ロングヘアの場合は髪をまとめ、清潔感を出すことは重要です。派手なカラーやパーマは控えるのがビジネスマナーですね。

そして、女性の場合は、メイクをすることも身だしなみの一つです。ナチュラルメイクを基本として、濃くなりすぎないようにするのがマナーですね。

名刺や書類を渡したり、お茶を出す際に目立つ、爪やハンドケアにも注意したいですね。特に、オフィスでは、華美なネイルはNGです。爪の伸びすぎも不潔な印象になります。

これだけはおさえておきたい！基本のビジネスマナー【2】来客対応

ビジネスシーンでは、相手にソフトで、好印象を与える女性がお茶を出したり来客に対応することは多いですよね。

お客様を部屋に通す際は、ドアから遠い場所が目上の人が座る「上座」になります。ドアに近い場所は、目下の人が座る「下座」になりますので、相手に失礼にならないようにするのがビジネスマナーです。

また、来客の際には、温かいお茶を出すことが多いですね。
煎茶を出す場合は、80度前後の熱さで出すのが基本です。茶碗にお湯を入れ、それを急須に戻すと、およそ80度程度になりますし、お茶碗も温めることができます。

複数人にお茶を出す場合は、濃さが均一になるようにしましょう。お茶はお茶碗の70％程度まで注ぐようにしましょう。

お茶を出す際は、お盆にお茶の入った茶碗を乗せて運びましょう。茶托はお茶を出す際にお茶碗を上に乗せます。

ドアをノックして「失礼いたします」と一声かけてから入室しましょう。
お茶を出す場合は、一度サイドテーブルにお盆を置きます。サイドテーブルがない場合は、テーブルの下座の空きスペースに置くか、あらかじめ茶托に茶碗をセットしておき、片手でお盆を持ちながらお茶を出します。

複数名いる場合は、役職が上の人、つまり「上座」の、一番入り口から遠い席からお茶を出して行きます。お客様の右側から両手で「どうぞ」と言いながらお茶を出しましょう。

冷たいお茶の場合は、茶托の替わりにコースターを使います。
コーヒーや紅茶など、カップで出す際は、カップをソーサーに乗せ、カップの取っ手は右側にしてお客様に出しましょう。スプーン、ミルク、砂糖などはソーサーの手前に置きます。

おしぼりは右側に置きましょう。

最後に「お待たせして申し訳ありません。〇〇はもう少しで参ります」などと声を掛け「失礼いたします」と言い、退室すると良いですね。

これだけはおさえておきたい！基本のビジネスマナー【3】電話応対

また、新入社員の頃に最初に仕事として任せられることも多い「電話応対」は、ビジネスマナーの基本を学べる場所でもあります。


■電話の取り方

電話は3コール以内に出るのが基本のビジネスマナーです。
それ以上かかってから電話に出た場合は「お待たせして申し訳ありません」と一声付け加えましょう。

電話の受話器は利き手とは逆で取り、メモとペンを準備しておき、すぐ利き手でメモできるようにしておきましょう。

「もしもし」とは言わずに「〇〇株式会社　営業部の〇〇でございます」と言います。相手が名乗ったら「いつもお世話になっております」と答え、要件を承りましょう。


■電話のかけ方

自分が電話をかける場合は、相手が名乗ったら「お忙しいところ申し訳ありません。わたくし、〇〇株式会社　営業部の〇〇〇〇と申します」と名乗りましょう。

電話をかけたい相手が出た場合は、
「〇〇の件でご連絡させていただきました。ただいまお時間よろしいでしょうか？」
と言い、相手の都合を聞いてから話し始めましょう。

電話を取り次いでもらいたい場合は
「〇〇部の〇〇さんはいらっしゃいますか？」と言って取り次いでもらいましょう。

■電話の切り方

電話を切る時は「失礼いたします」と言って、フックを手で優しく押して電話を切ってから受話器を置きます。

相手が目上の方の場合は、相手が電話を切った後に自分が電話を切るのがマナーです。

これだけはおさえておきたい！基本のビジネスマナー【4】仕事上のマナー

■「ほうれんそう」が大事

ビジネスマナーは、社外の人だけでなく、社内の人とも円満に仕事を進めるために必要です。

ビジネスシーンでは、トラブルが付き物です。ほう(報告)・れん(連絡)・そう(相談)を心掛けましょう。
何かトラブルが起こった場合だけでなく、変化があった場合など、仕事の経過も、逐一報告し、情報を共有していくことが大切なビジネスマナーです。


■敬語の使い方に注意

また、ビジネスマナーでは、敬語を正しく使った話し方も大切です。
相手の会社の事を言う際は「御社」と言いますが、メールや書類では「貴社」とするのは、間違えやすい所です。

その他にも、相手の行動に対して使う「尊敬語」と、自分の行動をへり下る言い方として使う「謙譲語」は、間違えないようにしたいですね。


■謝罪する場合

仕事をしていれば、お客様のクレームに対応したり、トラブルが起きたことに対して謝罪することもあります。

まずは「誠に申し訳ございませんでした」と、きちんと謝ることが大切です。しっかりと頭を下げましょう。

そして、相手の話をよく聞き「申し訳ございません」「おっしゃる通りです」などと、相槌を打ちましょう。

ただ謝罪するのではなく、状況を確認し改善策を考えたり、お客様への対応を行い、再度謝罪するようにします。

トラブルの際の対応の仕方で、今後の関係が大きく変わっていきます。信頼を回復できるよう、誠実に対応していくのがビジネスマナーですね。


■情報の取り扱いには注意

また、ビジネスシーンでは、情報の取り扱いにも厳重な注意が必要です。

特に会社のPCでネットサーフィンをしたり、資料を自宅に持ち帰り仕事をするような事は、情報管理の面から見ると、ウイルスに感染したり、情報が漏れてしまう危険があります。