タスク管理ってどうしてる？タスク管理ツールや管理方法をご紹介

タスク管理って？

Task(タスク)とは、「作業」や「仕事」のことで、最近ビジネスシーンでも耳にすることが増えてきましたよね。

仕事では、一つの目標に向かって複数人で協力して作業をしていくことが多いですし、パソコンが普及した現代では、デジタルでの連絡や仕事の管理をする機会も増えてきました。

タスクとは、プロジェクトや案件、目標などの大きな仕事を、細かい仕事に分割し、それをさらに細分化した一つ一つの作業を指します。このタスクを管理する「タスク管理」は、仕事をスムーズに進めていくためには欠かせないツールです。


■タスク管理のメリット

例えば、記念パーティーを行う場合、日時や会場の決定、お客様の招待、前日までの準備、当日の運営など、やるべきことがたくさんありますね。

そして、招待客に関するタスクは、

・招待客のリストアップ
・招待客への招待状の作成と送付
・招待客の出欠確認
・招待客の席次

など、複数のタスクがあり、それぞれ期限があります。

仕事で行う一つ一つの作業内容を「タスク」として、タスクごとに締め切り日や担当者などをあらかじめ設定しておきます。そうすることで、直前で仕事のやり忘れに気づいたり、連携ミスで仕事に漏れが出てしまうことを予防できるメリットがあります。

特に、大きなプロジェクトを行う場合は、プロジェクトに関わる人数も多く、それぞれが別々の仕事をしているので、情報共有が不十分になってしまうことも珍しくはありません。また、それぞれが複数のプロジェクトを抱えて、同時に進行している場合は、連絡ミスややり忘れなどが出てきてしまうこともあります。

そのような場合にも、タスク管理を利用することで、より効率的に仕事を進めることができますよ。

タスク管理を行うツール

タスク管理を行う方法に、決まりはありません。

例えば、手帳を使ったタスク管理は、いつでもタスクを確認することができますし、仕事の進捗状況も把握しやすいですね。
また、タスクを付箋紙に書き、終了したものからはがしていく、というタスク管理も、以前から利用されていた方法です。
オフラインの状態でも更新できるアナログなタスク管理方法ですね。

また、複数人で仕事を分担する際は、WindowsのWord(ワード)やExcel(エクセル)など、オンラインで情報共有できるソフトがタスク管理ツールとしておすすめです。

その他にも、最近では、「Google ToDo リスト」のようなフリーのアプリの種類も豊富に展開されていますので、ぜひ利用していきたいですね。

タスク管理の方法

一般的なタスク管理の方法をご紹介します。

■やるべき事をリストアップする

まずは、目標と、目標達成のためにやらなくてはいけない事をリストアップしていきましょう。

例えば、

・月間の予算と仕事内容
・各週の予算と仕事内容
・各日の予算と仕事内容

などのように、最初にアウトラインを立て、さらに細分化してやる事をリストアップしていくと、仕事の全体像が見えてきます。


■細かくタスク管理していく

やるべき事のリストアップが終了したら、それぞれのタスクを細かくリストアップしていき、担当者や、いつまでにやるかなどを設定していきます。それを元に、個人の仕事でもタスク管理を行うのもおすすめです。

例えば、ノートや手帳のメモスペースでタスク管理を行う場合は、タスクリストの左サイドにチェック欄を作り、仕事が終了したものには、チェックマークをつけていきましょう。

Excelのような表を使ってタスク管理を行う場合も、タスクが終了した際に書き込むチェック欄や、メモ欄などを作成すると良いですね。

付箋紙を使う場合は、終わったものから貼ってある付箋紙を取り外していきましょう。

それぞれ、作業予想時間と、実際にかかった時間もメモしておくようにすると、次の仕事を行う際の目安にもなります。また、仕事で悩んでいたり、考え込んでいるような時間を発見できるので、無駄な時間を減らすことにもつながります。


■スケジュール帳に書き込んでいく

次に、タスクを見ながら、スケジュール帳に予定を書き込んでいきます。この時に、タスクをこなすのが難しい場合は、再度タスク管理で変更しましょう。

また、タスクには優先順位をつけるようにするのもおすすめです。


■一日ごとのタスク管理を行う

また、一日の過ごし方についても、タスク管理を行ってみましょう。
タスクには、朝のミーティングやメール確認など、毎日行うルーティーンと、その日にこなさなくてはいけないタスクが存在します。

タスク管理する際の注意点

タスク管理は、仕事だけでなく、日常生活のさまざまな場面でも活用できます。例えば、家事や、資格取得のための勉強、引っ越し、結婚式の準備などですね。

しかし、計画が思い通りに進まない場合や、思わぬトラブルが発生する場合もあります。

タスク管理で重要なのは、計画にとらわれ過ぎてしまわないようにする事です。

タスクをこなすことにこだわりすぎてしまうと、質も落ちてしまいますし、計画が進まないとストレスも感じやすくなってしまいます。

計画が上手く行かない場合にも、臨機応変に対応できるように、スケジュールには余裕を持たせるようにしましょう。進捗状況によっては、タスクを更新することも必要ですね。