LIFESTYLEOCT.13.2018

電話マナーの基本はOK?電話のかけ方や受け方、切り方とは

会社の顔となる電話の受け答えは、慣れるまでは緊張の連続ですよね。そこで今回は、電話のかけ方や受け方、切り方など、電話の基本マナーをご紹介します。
会社の顔となる電話の受け答えは、慣れるまでは緊張の連続ですよね。そこで今回は、電話のかけ方や受け方、切り方など、電話の基本マナーをご紹介します。

相手に好印象を!電話のマナー【1】電話での話し方の基本

電話をかけている女性
■声で笑顔を作る

電話での会話では、表情や仕草で相手とコミュニケーションすることができません。言葉だけのコミュニケーションになりますので、声や言葉遣いで相手に好印象を与えるようにしましょう。

相手に好印象を持ってもらえるような話し方の一つは「声で笑顔を作る」ことです。

普段は低めの声の方も、電話で話す場合は、意識して声を高くしている方は多いと思います。
一般的には、低い声よりは、高い声の方が優しい印象になりますし、愛想が良く見えるので、ぜひ好感を持ってもらえるように、高めの声で話すように意識しましょう。


■敬語はしっかり使う

また、電話だけでなく、社会人のマナーとして、正しい敬語の使用は欠かせません。

・自分の会社の事は「弊社」
・相手の会社の事は「御社」
・自分の行動は「謙譲語」を使ってへり下り、相手の行動は「尊敬語」にする

など、失礼がないようにしたいですね。


■言葉ではっきりと表現する

電話では、相手の顔が見えない分、微妙なニュアンスが伝わりにくいものです。相手に伝えたい事は、言葉に出して表現することが大切ですね。

しかし、話したい内容ばかりに気を取られてしまい、早口になってしまうと、聴き取りにくいですし、相手の話す隙がありません。

いつもよりはゆっくり、はっきりと話すようにしましょう。


■メモとペンを用意しておく

また、電話をかける前には、メモとペンを用意しておきましょう。
電話をかけるときに緊張しやすい方は、あらかじめ話す内容をまとめておくと良いですね。

相手に好印象を!電話のマナー【2】電話のかけ方

電話をかけている女性
ビジネスや就活での一般的な電話のかけ方は、まずは相手が名乗ってから「わたくし、〇〇株式会社(大学)の〇〇〇〇と申します」と自分の所属と名前を名乗りましょう。

その後に、取引先の相手の場合は「いつもお世話になっております」と言うのが基本マナーです。就活中で面接の電話をする場合は、スケジュール帳とメモ、ペンを用意しておきましょう。

最初に「お忙しいところ申し訳ありません」というような言葉を入れるのも良いですね。

電話を掛けたい相手が電話口に出た場合は、「〇〇の件でご連絡させていただきました。ただいまお時間よろしいでしょうか?」と聞いてから話し始めましょう。

電話を取り次いでもらいたい場合は、「〇〇の件でご連絡させていただきました。〇〇部の〇〇さんはいらっしゃいますか?」と聞きましょう。

相手に好印象を!電話のマナー【3】電話の切り方

電話を切っている女性
電話での会話が終わったら、「それでは失礼いたします」と言ってから通話を終了しましょう。

電話を切る時は、かけた方が先に切るのが電話の切り方のマナーです。
しかし、相手が目上の方の場合や、お客様の場合は、相手が電話を切った後に自分が電話を切るようにしたいですね。

受話器を置くのではなく、最初に手で優しくフックを押してから、電話が切れたことを確認して受話器を置きます。

相手に好印象を!電話のマナー【4】電話の受け方

電話を受けている女性
■3コール以内で出る

電話の受け方の基本マナーは、「3コール以内に電話に出る」ことです。
もし、3コール以内で電話に出れなかった場合は「お待たせして申し訳ありません」「お待たせいたしました」と言ってから電話に出ましょう。

「もしもし」は使わないようにするのがビジネスでの電話マナーです。


■一言目は

電話を受けたら

「はい、〇〇株式会社の〇〇でございます」
「はい、〇〇株式会社の〇〇です」

などのように、まずは自分が名乗りましょう。接客業の場合は「お電話ありがとうございます」と言ってから自分が名乗る場合も多いですね。


■あなたへの電話の場合

相手が「〇〇株式会社の〇〇と申します。」と言ったら「いつもお世話になっております」と答えます。

次に、電話があなた宛てだった場合は「〇〇の件でお話しさせていただきたいのですが、今お時間よろしいでしょうか?」と聞いてきます。

今話せる場合は「大丈夫です」と答えましょう。
今手が離せない場合は、理由を話した後に「かけ直させていただいてもよろしいでしょうか」と伝えます。「大変申し訳ございませんが」と最初に謝ると、好印象ですね。また、電話を折り返す、だいたいの時間も伝えておきましょう。

相手が自分の名前と連絡先を教えてくれますので、その場でメモを取り、復唱して確認をして電話を切ります。

折り返し電話を掛ける際は「先ほどは申し訳ございませんでした」と一言添えると良いですね。

相手に好印象を!電話のマナー【5】他人に取り次ぐ場合

電話の取り次ぎのマナー
他の人に電話を取り次ぐ場合は、相手が「〇〇部の〇〇さんはいらっしゃいますでしょうか?」と聞いてきますので、社内にいて、すぐに取り次ぎができる場合は「少々お待ちください」と言って、保留にしてから、他の人に繋げるのがマナーです。


■不在の場合

もし、不在の場合は

「大変申し訳ございません。〇〇はただいま席を外しております。戻り次第折り返しご連絡させていただきますがよろしいでしょうか」と言います。

相手が「わかりました」と言った場合は、「申し訳ございません。念のため、お名前とお電話番号をお伺いしてもよろしいでしょうか?」と言って、相手の名前と電話番号をメモしたら復唱し、確認します。

その後に「〇〇が戻り次第折り返しご連絡させていただきます。」と付け加えましょう。「私〇〇が承りました」と相手に伝えておくとさらに良いですね。

メモには要件、日時も書いておき、不在だった本人に直接伝えるようにするとトラブルが減ります。

相手が「では、〇〇部の〇〇さんはいらっしゃいますか?」と言って、社内の他の人間に取り次いでほしい場合は、その相手に取り次ぎましょう。


■当日折り返しができない場合

注意が必要なのは、出張中や休日の場合は、電話が来た当日に折り返しができません。

休日の場合は「本日休みで不在にしております」
出張中の場合は「出張中で不在にしております」

と電話口で伝えておくことと、

「明日以降の折り返しでよろしいでしょうか」

と一言伝えておくようにしましょう。
電話のかけ方や受け方、切り方などの基本マナーは、仕事をする上では必要不可欠ですよね。顔が見えない電話だからこそ、相手に好印象を与えられるような対応をしたいですね。
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