LIFESTYLEOCT.17.2018

メールのマナーの基本は?返信や添付などメール送信時の注意点とは

仕事を行う上で欠かせないメールは、顔が見えないやり取りだからこそ、相手に失礼のないよう、マナーをおさえておくことが大切です。そこで今回は、返信や添付ファイルの送り方など、ビジネスメールを送信する際の基本をご紹介します。
仕事を行う上で欠かせないメールは、顔が見えないやり取りだからこそ、相手に失礼のないよう、マナーをおさえておくことが大切です。そこで今回は、返信や添付ファイルの送り方など、ビジネスメールを送信する際の基本をご紹介します。

押さえておきたい!メールのマナー【1】宛先、件名

ビジネスメールを送信している女性
■宛先

Eメールでは、メールアドレスを入力する「宛先」は、3種類あります。

「TO」は、どのようなメールでも、メールアドレスを入力しますよね。確認や情報共有したい宛先のメールアドレスは、「CC」や「BCC」に入力します。

ただし、「TO」や「CC」に入力したメールアドレスは、そのメールを受け取った人全員が見ることができます。メールアドレスは個人情報ですので、プライバシーを考慮するのがマナーです。「BCC」にメールアドレスを入力すると、入力したメールアドレスは、他の人には見えなくなりますので、活用しましょう。


■件名

メールでは、件名も重要です。件名は、基本的にはメールの内容を簡潔に表したものにしましょう。

「〇〇株式会社の〇〇です」「〇〇大学 文学部の〇〇〇〇です」という件名は、メールの内容がわかりにくいですね。

ビジネスメールの場合、

「〇〇についてご確認のお願い」
「〇月〇日の〇〇について」
「〇〇のご送付」
「〇〇のご依頼」

などがおすすめです。

また、件名に「【】」をつけて、【重要】や【至急】とすると、メールを見過ごされにくくなります。

押さえておきたい!メールのマナー【2】返信と転送

メールを返信している女性
■返信

相手のメールに返信をする場合は、件名に「Re:」が追加されます。
「Re:」は、お互いのメールのやり取りがわかりやすい反面、何度も返信を繰り返していると「Re:」が連なってしまいます。

適度に「Re:」を消して調整するか、件名を書き直したり、「返信」と件名に入れると、相手からも好印象ですね。


■転送

また、メールを転送する場合にもマナーがあります。

メールを転送する場合は、転送内容を書き換えるのはNGマナーです。

そして、他人のメールを、無断で他の違う人に転送するのもマナー違反です。どうしても転送したい場合は、了承を得てからにするのがマナーですね。

押さえておきたい!メールのマナー【3】メールのアウトライン

オフィスのデスク
ビジネスメールでは、手紙と同じように、だいたいのアウトラインが決まっています。


■書き出し

個人に送信する場合は

〇〇株式会社
〇〇部 部長
〇〇 〇〇様

と宛名を書くのがマナーです。複数名の場合は、名前を書かず「〇〇事業部各位」とします。

また、団体や会社に送信する場合は、

〇〇株式会社
〇〇部御中


としましょう。

宛名の後には、「いつもお世話になっております」というような挨拶を入れた後に、所属と名前を名乗ります。


■本文

メールでは、最初に結論を話すようにしましょう。
また、複数伝えたいことがある場合は、最初に「以下の二点について、ご確認をお願いいたします」などと、前置きをしましょう。

その後に、内容を簡潔に書いていきます。

注意が必要なのは、相手が読みやすいように書くことです。

1文の長さが長くなりすぎてしまったり、改行を入れずにぎっしりと書いてしまうと、相手も読みにくく、わかりにくいですよね。

・1文の長さはなるべく短くなるようにする
・適度に改行を入れる
・かしこまりすぎて回りくどい文章にならないようにする
・言葉は濁さず、はっきりと表現する

などに気をつけたいですね。

最後に、
「お忙しいところ誠に恐縮ですが、よろしくお願い申し上げます」
「お手数をお掛けして申し訳ありませんが、よろしくお願い申し上げます」
などの挨拶を入れましょう。


■署名

また、メールの最後には、署名を入れるのもマナーです。

・所属
・名前
・住所
・電話番号、FAX番号
・メールアドレス
・URL

などを入れましょう。

押さえておきたい!メールのマナー【4】メールマナーの注意点

メールをしたことを電話で伝えている女性
■時間帯に配慮を

電話とは違い、メールの場合は、送信する時間をあまり気にしなくて良いのがメリットですよね。

しかし、ビジネスメールの場合、就業間際や夜間にメールを送信すると、相手が気を使ってしまうことも考えられます。メールを送信する時間は考慮する必要がありますね。
開封通知をつけるのはやめましょう。

また、一日に何件もメールを受信していると、重要なメールが見過ごされてしまう場合もあります。

緊急の場合は、相手がメールをしばらく見ない可能性もありますので、先にメールを送信し、その後に電話で「〇〇の件でメールをお送りいたしました。お忙しいところ誠に恐縮ですが、ご確認をお願いいたします」と伝えるのがおすすめです。


■一度にたくさんの内容を書かない

また、メールは長文を送信しないようにするのもマナーです。

長文になる場合は、最初に前置きをするか、二通に分けて送信するようにしましょう。
二通以上に分ける場合は、「また、先ほど〇〇についてのメールもお送りいたしました。お忙しいところ誠に恐縮ですが、ご確認をお願いいたします」と一言添えるようにしましょう。


■メールはテキストメールで

メールはHTMLではなく、テキスト形式で送信するのが一般的な電子メールのマナーです。
顔文字や「!」も使用しないようにしましょう。


■ファイルを添付する場合

ファイルを添付する場合は、相手の環境によっては閲覧できない場合もありますし、大容量のファイルを送信するのはマナー違反です。

ファイル形式は「jpg」「jpeg」「xls」「xlsx」「doc」「docx」「txt」「pdf」「zip」などの2M程度の容量のファイルが望ましいですね。


■送信前に確認を

また、メールを送信する前に、送信内容を必ず見直しましょう。

大事な日時だけでなく、相手の名前や会社名が間違っていないか、送信先や件名に誤りがないかなども確認してから送信するのがマナーですね。


■敬語の使い方に注意

また、メールだけでなく、社会人として敬語をきちんと使うことがマナーです。

社内の同僚に送るメールは、簡潔に内容を伝えることが望ましいですが、社外の人や就活でメールを送るような場合は、細心の注意を払いましょう。
ビジネスにおけるメールのやり取りは、相手に不快な思いをさせたり、誤解を与えないように、注意を払うことが重要です。ぜひ、マナーを守ったメールのやり取りで、仕事を円満に進めましょう。
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