退職の挨拶メールのマナーは？社外や社内に送るメールの例文もご紹介

退職の挨拶メールの基本マナー

退職の際の挨拶として送るメールは、お世話になった方へのお礼と、良い印象を残して退社するためにも重要です。

よく顔を合わせている上司や部下、同僚や、取引先の人へは、メールでの挨拶だけでなく、直接挨拶をすると思いますが、定年退職ではなく、転職や、派遣先が変わる場合は、退社までの時間もあまりありません。頻繁に会う機会がない社外の人へは、個別に挨拶に行けない場合でも、メールできちんと挨拶をしておきたいですね。

辞める理由は詳しく書かず、「一身上の都合」とするのがマナーです。


■社内の人へ送る場合

退職の挨拶のメールは、基本的には、社内の人へは、最終の出勤日に送りましょう。昼間は業務で忙しいので、退勤する1時間前程度に送信するのが望ましいですね。
しかし、会社によっては一週間前に退職メールを送信する習わしとなっている場合もありますので、確認しておく必要があります。

退職前に有給消化を行う場合は、最終の出勤日までに、退職の挨拶メールの送信を済ませておきましょう。


■お世話になった人へは個別に挨拶を

直接の上司や、特にお世話になった相手には、個別にメールを送り、その他の同僚へは、一斉送信のメールを送っても失礼にはなりません。


■社外の人へ送る場合

社外の人へメールを送る場合は、後任の引継ぎなどもありますので、1ヶ月前から2週間前までにメールの送信を済ませておきましょう。

退職の挨拶メールの注意点

■メールアドレスの扱いは慎重に

社内社外問わず、複数の人に一斉送信のメールを送ることは、失礼にはなりませんが、一斉送信する場合は、メールアドレスの扱いには注意が必要です。宛先の「To」に自分のメールアドレスを入れ、「Bcc」に一斉送信するメールのアドレスを入力しましょう。


■メールを送信する人はリストアップしておこう

退職日までは忙しく、当日にメールを準備するとなると、メールの送信漏れがあり、印象を悪くしてしまう可能性もあります。あらかじめ、お世話になった人をリストアップしておくと、送り忘れがありませんね。

また、退職の挨拶メールには、退職後の連絡先は書いておいてOKです。ただし個人情報ですので、一斉送信のメールには書かないようにしましょう。社外の人に連絡先を伝えるのもやめましょう。


■メールの構造は基本のビジネスメールでOK

退職の挨拶メールは、基本的にはビジネスメールと構造は同じです。

宛名を書き、名前を名乗ったら、用件を伝えたら、結びの挨拶をして、署名を記入するという形がベーシックです。メールのテンプレートを用意しておくと、メールの送信もスムーズに進みますよ。

社内の人や社外の人に送る退職の挨拶メールの例文をご紹介します。

社内の人へ送る退職の挨拶メール

社内の人への退職メールには、退職とはっきりわかるような件名にします。
「【退職のご挨拶】〇〇部　名前」とするのが定番ですね。


■社内の人へ送る退職の挨拶のメールの基本の例文

社内の人へ送る場合の退職の挨拶のメールの構成は、

「お疲れ様です。〇〇(名前)です」と名乗った後に

「この度、一身上の都合により、〇月〇日〇曜日をもちまして、退職することとなり、本日が最終出勤日となりました」

などと退職することを伝えましょう。


一斉送信する場合は、

「本来であれば、皆さま一人一人に直接ご挨拶すべきところを、メールでの急なご連絡となりましたことをお詫び申し上げます」

などのように、個別に挨拶できないことを謝罪します。


その後に

「在職中は、たくさんの方々にお世話になり、誠にありがとうございました。
皆さまから、あたたかい叱咤激励のお言葉を掛けていただき、本当に感謝しております。
今後は、今までの貴重な経験を人生に活かして、励んで参りたいと思います」

などのように、在職中のお礼を述べます。


最後に

「最後になりましたが、皆さまのさらなるご健勝とますますのご発展をお祈り申し上げます」

などのように、結びの言葉を述べ、署名を入れましょう。


■お世話になった上司へは個別に

また、お世話になった上司へは、一斉送信のメールを送った後に、個別にメールを送るようにしましょう。上司へ個別に送信したことがはっきりとわかるので、より感謝の気持ちを示すことにもなります。

メールの構造は、ご紹介した社内の人へ送る退職の挨拶メールと似たような構成でOKです。

叱咤激励して根気よく指導してくれたことに対する感謝の気持ちや、トラブル解決を手伝ってくれたり、悩みごとの相談に乗ってくれたなど、上司とのエピソードを入れると良いですね。

社外の人へ送る退職の挨拶メール

社外の人へ退職の挨拶メールを送信するのは、退職の挨拶だけでなく、その後の仕事が滞りなく進むように、引き継ぎを行い、次の担当者へつなげる役割もあります。

社内の人への退職メールにも、退職とはっきりわかるような件名にします。
「【退職のご挨拶】〇〇株式会社　名前」とするのが定番ですね。


宛名を書き、自分の名前を名乗ったら、

「この度、一身上の都合により、〇月〇日〇曜日をもちまして、退職することとなりました」

のように、最初に退職することを伝えましょう。
退社日をしっかり書くことで、引継ぎや退社後の仕事のトラブルを予防することができます。


次に、

「本来であれば、直接ご挨拶に伺うべきところを、メールでの急なご連絡となりましたことをお詫び申し上げます」

というように、メールでの挨拶に対する謝罪をしましょう。


その後は、後任者の名前を伝え、変わらない関係をお願いしましょう。例えば、

「後任者は、〇〇事業部の〇〇　〇〇という者が務めさせていただきます。改めて、〇〇がご挨拶に伺いますので、今後とも変わらぬご指導のほどよろしくお願い申し上げます。」

などと書くのがおすすめです。もし、引継ぎの挨拶を直接行う場合は、先方の都合を伺うか、日程をいくつか提示し、調整を行いましょう。


最後に、「末筆ではございますが、皆さまのご健勝とますますのご発展をお祈り申し上げます。今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます」と結びましょう。