内定電話の受け答えや折り返しのマナーは？保留の場合の対応もご紹介

内定通知電話の受け答えの仕方や折り返し方のマナー【1】対応は落ち着いて

就職活動や転職活動では、採用試験を受け、最終面接に合格した場合の内定通知が出るまでの期間は、企業や団体などによって差があります。選考結果がわかるまでは緊張している状態が続きますよね。


■内定通知に使用される手段

内定通知の仕方も、企業や団体などによって違いがありますが、電話、Eメール、郵送のいずれかの方法で通知されるのが一般的です。

電話で内定通知が行われることも少なくありませんので、最終試験を受けた企業の電話番号は登録しておきましょう。

また、最終試験の結果が出るまでは、携帯電話のバッテリーには余裕を持たせ、1日に数回程度は着信やEメールが来ていないかどうか確認しましょう。郵便ポストも毎日チェックしておきたいですね。


■電話の受け答えをシミュレーションしておこう

採用担当者から電話がきたら、誰でも緊張してしまうものです。特に、新卒の場合は、社会人と慣れない会話をするので、焦ってしまうこともありますが、あらかじめ電話での対応の仕方をシミュレーションしておき、落ち着いて受け答えできるようにしたいですね。


■電話に出られなかった場合

もし、電話に出られなかった場合には、折り返し電話をかけましょう。

内定通知電話の受け答えの仕方や折り返し方のマナー【2】内定承諾の場合

■電話の内容はメモしておく

内定先から電話がきたら、メモ用紙とペン、スケジュール帳を用意して電話に出ましょう。

内定通知の電話では、今後の手続きやスケジュールについて説明されることも多いので、説明された日時や場所、準備する必要がある書類などは、忘れないようにメモしておきましょう。

詳しい内容は、後日郵送される「内定通知書」に同封されている場合もありますが、メモはしっかり取っておきましょう。

メモが不十分ですと、折り返し電話をして再度確認しなくてはいけません。また、相手に一度聞いた内容を確認するのは、だらしない印象になってしまいますので注意したいですね。


■内定を承諾する場合の受け答えの仕方

内定通知の電話が来て、内定を受ける場合は、その場で内定承諾の意思を伝えましょう。


①お礼を述べる

内定通知を受けたら、まずは「ありがとうございます」と喜び、お礼を述べましょう。


②内定承諾を伝える

そして、内定承諾の意思を伝えます。例えば「ぜひとも御社でお世話になりたいと思います。よろしくお願いいたします」「長年の憧れでありました御社の一員となれることに、身が引き締まる思いです。ぜひともよろしくお願いいたします」


③今後の手続きやスケジュールの確認

内定を承諾したら、採用担当者が今後の手続きやスケジュールの説明をします。もし説明がないようでしたら「差し支えなければ、今後のスケジュールを教えていただけませんでしょうか」と聞いてみましょう。


④聞き取った内容は確認する

今後の手続きやスケジュールについて口頭で説明された内容は、聞き間違いをしていることもありますので、一度復唱して確認するようにしましょう。

重要事項を電話で復唱するのは、一般的な電話応対のマナーです。

内定通知電話の受け答えの仕方や折り返し方のマナー【3】返事を保留する場合や辞退する場合

■内定通知の返答を保留する場合

内定通知をもらった場合でも、

・第一志望の選考結果が出てから返事をしたい
・家族に相談してから返答したい
・入社するか迷っている

などの理由で、すぐには内定承諾できない場合もありますよね。

そのような場合は、その場では内定を受けるかどうか返答せず、返事を保留するケースも珍しくありません。

返事を保留する場合は、後日折り返し電話をかけて返事をすることになりますが、無期限に待ってもらうことはできませんので、返答する期限を提示するようにしましょう。


■返事を保留する場合の受け答えの仕方

①お礼を述べる

内定通知の返事を保留する場合でも、内定通知を受けたら「ありがとうございます」と喜び、お礼を述べましょう。


②返事を保留したいということと、返答期限を打診する

そして、返事を保留したいということと、返答期限を打診しましょう。

例えば、

他社の選考結果待ちの場合は、

「すぐにでもお返事するべきなのですが、現在、最終面接を受け、結果待ちの企業がございまして、結果が出てから判断させていただきたいと考えております。
誠に勝手なお願いなのですが、〇月〇日まで返事を待っていただけませんでしょうか」
などと確認してみましょう。


返事に迷っている場合は、

「すぐにでもお返事するべきなのですが、家族より、就職先を決定する前に相談するように言われておりまして、今週末に相談してからお返事したいと考えています。
大変勝手なお願いなのですが、〇月〇日まで返事を待っていただけませんでしょうか」
などと確認してみましょう。


■内定を辞退する場合の受け答えの仕方

内定を辞退する場合は、内定通知を受けたその場では返答せず、一旦返事を保留にします。後日内定辞退を伝えるのが一般的です。

折り返し電話をして、内定辞退を伝える場合には、丁寧な言葉遣いで理由を話し、しっかりと謝罪をするようにします。失礼な対応をしてしまうと、出身校の印象が悪くなってしまい、今後採用試験を受ける後輩の選考にも影響してしまう可能性があります。

他社の選考結果待ちであった場合は、
「先日は内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございました。
大変勝手ながら御社への入社を辞退させていただきたくお電話いたしました。
御社は、私にとって大変魅力的な会社で、大変迷いました。しかし、〇〇のため、他社への入社を決意いたしました」
などのように受け答えしましょう。

返事に迷っている場合は、
「先日は内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございました。家族と相談した結果、御社への入社を辞退させていただきたく、お電話いたしました。」
などのように受け答えしましょう。

最後に
「せっかく貴重なお時間を割いて選考していただいたにもかかわらず、多大なご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません」
などのようにしっかりと謝罪をしましょう。

内定通知電話の受け答えの仕方や折り返し方のマナー【4】内定先への折り返し電話のかけ方

就活や転活で採用担当者に電話をかける場合や、内定通知先の折り返し電話をかける場合は、社会人としての電話のかけ方のマナーを守りたいですね。

電話をかける場合には、まずは、自分の所属や名前を名乗ってから、取り次いでもらうようにします。

「お世話になっております。私、〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。先ほど御社の〇〇様よりお電話をいただきました。おそれいりますが、〇〇様をお願いできますでしょうか」
などのように話しましょう。

採用担当者が電話に出たら、再度自分の名前を名乗り、電話に出れなかったことや、返答を待たせてしまったことへのお詫びをしてから本題に入りましょう。

ただし、電話をかける時間にも注意しましょう。
また、「ただいまお時間よろしいでしょうか」などのように、相手の都合を聞いてから話すようにしましょう。