留守電の残し方はどうしてる？
仕事をする上で仕事関係者とのやり取りは欠かせないので、常に連絡を取り合っている方も多いですよね。メールで送ることもあれば、大事な話や早く進めたいときは電話をかけて直接話すこともあるでしょう。
しかし電話をかけたとき、留守電になってしまったことはありませんか？
相手が出る前提でかけてしまうと、「どうしよう！」と慌ててしまうことも。
そのまま切ってしまえばビジネスのシーンでは相手に不快感を与えてしまう可能性がありますし、二度手間、三度手間になって仕事の効率が悪くなってしまうこともあります。
その一方で、留守電の残し方がなってないと失礼にあたることもあるのです。
留守電の残し方は予め頭に入れておいた方がいいので、ぜひ参考にしてみてください。
マナーとして身につけたい留守電の残し方【1】会社名と名前を名乗り、相手の番号であるか確認する
ビジネスマナーとして留守電を残すことは鉄則です。
そこで、残すときにまず伝えてほしいのが会社名と名前を名乗り、相手の番号であるか確認すること。
真っ先に誰からの電話なのか分からないと、相手を不安にさせてしまいます。
「誰なんだろう」「間違い電話かな」など、重要な要件であっても話が全く頭に入ってこなくなってしまうので、会社名と名前をフルネームで伝えましょう。
また、かけた相手があっているか確認する必要もありますよね。
頻繁にかけている相手であっても、念のため確認の一言を入れておくと安心です。
マナーとして身につけたい留守電の残し方【2】なぜ電話したのか要件を伝える
自分の名前、相手の確認をしたら、なぜ電話をかけたのか本題に入りましょう。
留守電は時間が短く、限られているので、その中でどれだけ用件を手短に伝えるのかがポイントです。
面識があり、つい最近も会っているようであれば「先日の〇〇の件について」と伝えれば相手もピンと来ますが、面識がない突然の電話の場合は、相手もなぜ電話されたのか不安になってしまうので「〇〇の件の△△についての確認の件で……」というように具体的な用件を簡潔にまとめてみてください。
長すぎると途中で切れてしまう場合もあるので、気をつけましょう。
マナーとして身につけたい留守電の残し方【3】折り返しの電話をするのか、してもらうのか伝える
最後に忘れてはいけないのが、自分がその後どうするのか、どうしてほしいのか伝えることです。
用件を伝えただけだと、「どうすればいいんだろう」と相手も困ってしまいます。
電話を待っていてもいいのか、自分から折り返した方がいいのか、相手に迷惑をかけないために電話をかけた側から伝えることがマナーです。
基本的には、改めて電話することを伝えることが無難です。
ただし、電話をかけるたびに留守電になってしまうと、相手側が催促されているように感じてしまう可能性があるので、この場合は折り返しの連絡をしてもらう方が相手側にとっても都合がいいかもしれません。
用件をしっかり伝えたうえで、折り返しの電話をもらえるように伝えましょう。
留守電の残し方の例
実際にどんな留守電の残し方が理想的なのか、いくつか例を見てみましょう。
■留守電の残し方の例①
「株式会社〇〇の△△です。」
「〇〇様のお電話でよろしいでしょうか？」
「先日の○○の件でご相談したいことがありまして、ご連絡致しました。」
「また改めてお電話致しますのでよろしくお願い致します、それでは失礼致します。」
■留守電の残し方の例②
「株式会社〇〇の△△です。」
「〇〇様のお電話でよろしいでしょうか？」
「先日の○○の件でご相談したいことがありまして、ご連絡致しました。」
「折り返しのご連絡をお待ちしております、それでは失礼致します。」
自分から折り返す場合と、折り返してほしい場合の例をご紹介しました。
①会社名や名前はフルネームで伝える
②相手の番号であるか確認する
③なぜ電話したのか要件を伝える
④折り返しの電話をするのか、してもらうのかを伝える
をポイントにまとめ、騒音や雑音のない静かな室内で残すようにしましょう。
シチュエーション別の留守電の残し方
シチュエーション別の留守電の残し方としていくつか解説します。
■録音が途中で終わってしまった場合の留守電
もし、録音が途中で終わってしまった場合は、電話をかけ直してメッセージの続きを残しましょう。
電話の留守電を入れる際には、録音が途中で終わってしまうケースが少なくありません。
「先ほどは失礼致しました。メッセージ内容の続きですが〜」などと述べてから、メッセージの続きを留守電に残しましょう。
また、上記で述べたとおり、先方が電話に出ないケースを想定して留守電用のメッセージを考えておくとスムーズに留守電を残すことができます。
■折り返し電話が留守電の場合
先方からお電話をいただいて折り返し電話を入れたものの、不在だった場合はメッセージを残しましょう。
その場合、相手の方からかけ直してもらうメッセージは避けましょう。もともとこちらが不在だったことから起きた留守電のやり取りです。
そのため、「再び電話をしてください。」と先方に頼むのは失礼と感じる人も少なくありません。
留守電にメッセージを入れる際は、「明日の10時に再度連絡を入れさせて頂きます。」と、こちらからもう1度電話をする時間などを伝えるようにしましょう。
■2度連続で不在の場合の留守電
1度電話を入れて不在だった場合、もう1度電話することが一般的ですが、それでも留守電になってしまうケースがあります。
その場合は、あらためて連絡をする日付を伝えるメッセージを残しましょう。
「何度もご連絡して申し訳ございません。金曜日の15時頃に改めてご連絡させて頂きます。」などのメッセージを残すことで先方も予定を調整してくれる可能性が高いです。
また、先方が着信履歴などを確認していないことを考え、予めメールを入れて知らせておく方法も有効です。
留守電を残すときは話し方にも気をつけよう
留守電の残し方をご紹介してきましたが、伝える内容だけでなく好印象を残すためには話し方もキーポイントになります。
どんなに丁寧でしっかりした内容であっても、ボソボソ喋ったり声が小さかったりすれば聞き取りにくくなってしまいますよね。
留守電だからこそ意識したいのは、「ゆっくり」「大きめの声で」「はっきりと」です。
また、話の最初に「えっとー」や「あのー」など、必要ない言葉はつけないようにすることも大切ですよ。
緊張するとつい早口や小声になってしまうことがあるかと思いますが、電話をかける前に出ないことも予想して、深呼吸しておきましょう。落ち着いた対応ができれば、留守電の残し方もマスターできます。
留守電を残した後にするべきこと
相手に留守電を残した後にすべきこととして
まず、留守電のメッセージを残した後は、あらためて要件をメールで伝えることが重要です。
留守電では簡単なメッセージしか伝えることしかできないため、伝えきれなかった内容を伝えられます。
より詳細なメッセージを伝えておくことで、今後のやり取りがスムーズになります。先方に失礼がないようにメッセージを伝えるためにも電話後のメールは送りましょう。
また、留守電のメッセージを残してから数分間は、すぐに折り返しの電話がかかってくる可能性が高いため、電話に出られるようにしておきましょう。
少しの離席や他の電話への対応によって、先方が電話に出られなかった場合、すぐに折り返しの電話がくる可能性が高いです。
電話をかけた後にこちらが席をはずし、先方からすぐに電話がかかってきた場合に先方へまた電話をかけなおすことになり、こちらにも先方にも負担となってしまいます。
そのため、留守電を残して他の業務にとりかかるのは良いですが、いつでも電話に出られる準備をしておきましょう。